Comment gagner un temps précieux grâce à un vase et des pierres?

 

gagner du temps

L’article précédent de ce blog vous présentait les trois plus gros mangeurs de temps de notre époque. Ce sont en même temps les trois plus faciles à contrôler voire éliminer pour rendre notre emploi du temps plus élastique.

Restent maintenant les autres tâches de la journées, celles qui nous paraissent incontournables, inévitables, que personne ne fera à notre place. Pourquoi ? Sans doute parce que c’est à nous de les faire….peut-être aussi car personne ne les fera comme on souhaiterait qu’elles soient faites.(sourire car je connais cela .)

 

Une métaphore connue pour apprendre à s’organiser.

 

Alors puisqu’elles sont là ces tâches, inutile de le nier il va falloir s’en occuper et cela me ramène à la fameuse métaphore du vase et des pierres qui a pour origine une histoire vraie.

Au cours d’une journée de formation de l’Ecole Nationale d’Administration Publique, un brillant professeur avait en charge l’organisation d’un atelier. Il s’agissait d’une des 5 interventions de la journée. Il n’avait qu’une heure.

Face à son public, il sort alors un grand vase en verre et une douzaine de pierres de la taille de balles de tennis. Il remplit le vase avec les pierres puis s’adresse à son public :

« Est-ce que le vase est plein ? »

La réponse des étudiant.e.s est unanime : « Oui »

Il sort alors un sac de graviers qu’il verse dans le vase. Alors que les derniers graviers finissent de se glisser à l’intérieur du vase il renouvelle sa question :

« Est-ce que le vase est plein ?

La réponse des étudiant.e.s est moins certaine : « Probablement que non ».

C’est alors qu’il ouvre un peu plus son cartable et en sort un sac de sable.

En versant le sable il termine de remplir le vase.

Il pose alors la question : « Le vase est-il plein ? »

Les étudiant.e.s intrigué.e.s répondent unanimement :  « Non »

Sur la table, il y a un verre et un pichet d’eau. Le professeur saisit le pichet et remplit le vase à ras-bord.

« Que nous apprend cette histoire ? »

Un étudiant répond : « Finalement il nous est toujours possible de remplir davantage notre agenda, de compléter celui-ci même si l’on pense ne pas avoir le temps pour effectuer toutes les choses qu’il contient. »

« Non », répond le professeur, « Cela nous apprend une chose principale qui est que si l’on commence par remplir le vase avec le sable, les graviers, les petites pierres et mêmes l’eau, il n’y aura plus de place pour les grosses pierres. »

La question qu’il est important de se poser est la suivante. Quelles sont les grosses pierres de votre vie ?

Votre santé, votre famille, votre carrière professionnelle, vos projets personnels, vos activités extra-professionnelles, un engagement dans une cause qui vous est chère…

 

Choisir ses priorités

Faites la liste de vos “grosses pierres” et surtout choisissez-les.

 

Je vous invite à faire la liste de « vos grosses pierres » en regroupant tous les domaines de votre journée. Puis, dans un second temps, il est également possible de le faire par domaine.

  • Quelles sont les « grosses pierres », dans mon organisation familiale ?
  • Quelles sont les « grosses pierres » dans mon travail ?
  • Dans mes loisirs etc.

En tant que praticien P.N.Liste, je vous dirais que, comme chacun d’entre nous est unique, chacun a « des grosses pierres ». En Programmation Neuro-linguistique il est possible d’effectuer un travail très précieux sur la prise de conscience de vos valeurs, des critères qui les définissent afin de vous aider à établir des priorités et même des choix dans ce qui est important pour vous et que vous devez réaliser en priorité et ce qui ne l’est pas.

 

Faites la différence entre l’urgent et l’important.

 

Toutefois, avant de vous lancer dans une analyse détaillée de chacune de vos priorités je vais vous proposer un autre outil que l’on utilise plus généralement dans un milieu professionnel mais qu’il est tout à fait possible d’adapter à notre quotidien personnel. Il s’agit de la matrice d’Einseihhower.

 

matrice_eisenhower

Pour cela , je vous invite à prendre une feuille de papier en format paysage et à tracer une croix au centre afin de la diviser en 4. Effectuez ensuite la liste des tâches d’une journée type, voire d’une journée où vous avez l’impression de ne pas pouvoir vous poser ne serait-ce qu’une seule seconde.

Puis répartissez ces tâches à l’intérieur du tableau comme suit :

  • Dans la case en haut à gauche écrivez tout ce qui vous paraît urgent et important.
  • Dans la case en haut à droite, écrivez tout ce qui vous paraît important mais non urgent.
  • Dans la case en bas à gauche, écrivez, tout ce qui est ungent mais non important.
  • Dans la case en bas à droite, écrivez tout ce qui est non urgent et non important.

Vous aurez bien compris que les deux axes autour desquels s’organisent nos activités sont l’importance et l’urgence.

L’urgence est un fait et d’une certaine manière nous n’avons pas forcément d’emprise sur le caractère urgent d’une chose si ce n’est …l’importance qu’on lui accorde.

Car l’importance est un choix. Elle va dépendre beaucoup de vous et de vos valeurs. Face à ce questionnement vous pouvez vous demander en quoi cela est-il important ? Est-ce que cela va apporter de la valeur à la réalisation de cette tâche si vous la considérez comme importante ? Existe-t-il une autre manière de faire cette tâche qui prendrait moins de votre disponibilité et qui pourrait vous faire gagner du temps ? En quoi le fait qu’il s’agisse d’une tâche importante est-il conforme à nos propres valeurs ?

Evidemment notre cerveau gauche, celui dont je vous ai déjà parlé dans mon précédent article sur la gestion du temps va avoir tendance à vous faire croire que tout est important …et, pire encore, que tout est urgent !!!

Pour le côté important les questions ci-dessus devraient pouvoir vous aider. Pour l’urgence, il est vrai que c’est un fait. Toutefois rien n’empêche de la questionner. Est-il vraiment indispensable que cela soit fait aujourd’hui ? Evidemment, si l’on a déjà reporté plusieurs fois ce que l’on devait faire, il est bien possible que ce qui n’était pas urgent , devienne extrêmement urgent. Aussi je conseille l’auto-discipline de ne s’accorder qu’un report sauf si l’on s’est vraiment trompé sur le caractère urgent de la chose.

Avant toute chose, je vous invite à faire le tri de vos grosses pierres et à remplir votre matrice d’Eisenhower . En effet la satisfaction et la plus grande sérénité de la gestion du temps viendra plus facilement du fait d’avoir mis en priorité des tâches importantes pour vous, conformes à vos valeurs, à votre hiérarchie sociale et professionnelle, qu’à un enchaînement de tâches urgentes sur lesquelles vous n’avez pas forcément d’emprise.

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