Maîtriser la surcharge d’informations vous fera gagner du temps et de l’énergie

 

Pourquoi écrire un article sur la gestion du temps et la surcharge d’informations à laquelle nous sommes exposés au quotidien ?

Tout simplement car la quantité d’information a augmenté tellement vite au cours de cette dernières années que nous n’avons pas eu le temps d’adapter nos stratégies de traitement à cette déferlante informationnelle.

La première conséquence est qu’en utilisant nos stratégies habituelles (Une information après l’autre), la quantité est telle que nous ne nous arrêtons plus pour prendre le temps de déchiffrer, d’interpréter et de donner un sens aux connaissances que nous avons “acquises”. Sans hiérarchiser l’information, nous sommes devenus submergés par le besoin impérieux de nous tenir au courant et donc de tout savoir sur tout et sur tout le monde.

Cela peut paraître une évidence de dire que nous sommes rentrés dans une société numérique, et qu’à ce titre, nous disposons dorénavant d’un accès quasi-instantané à une quantité d’informations quasi-infinie. Avec la multiplication de supports d’informations qu’il s’agisse de nos ordinateurs, smartphones, tablettes et la popularité des réseaux sociaux, nous vivons dans un monde où la sollicitation est permanente et où l’information est perfusée 24h/24 et 7j/7

charge information

 

Pourquoi parler d’infobésité ?

 

En juin 2013, Caroline Sauvajol-Rialland publie le livre « Infobésité le mal du siècle » et s’exprime sur ce trop-plein d’information qui touche 2/3 des cadres en entreprises et plus généralement nous tous. « On a produit plus d’information au cours de ces 30 dernières années qu’au cours des 5000 ans d’histoire de l’Humanité. »

On sait aussi que ce développement de l’information a pratiquement suivi, une autre loi célèbre édictée par Gordon Moore, co-fondateur de la société Intel, selon laquelle le nombre de composants d’un circuit d’ordinateurs allait doubler chaque année par rapport à ce qu’il était l’année précédente…

Comment réagir face à ce flux d’informations.

 

Première démarche : comprendre le fonctionnement de notre cerveau.

 

Un cerveau originel pas adapté à cette surcharge d’information.

En 2008, Torkel Kleinberg, professeur de neuroscience cognitive à l’Institut Karolinska en Suède, avertit que ” l’immense fardeau engendré par la surcharge d’information et le multitâche peut outrepasser les capacités de notre cerveau qui n’évolue qu’assez lentement depuis l’âge de pierre“. Il a pu exploiter des données montrant l’augmentation subtile du QI au cours du siècle dernier et son lien avec l’amélioration de la scolarité, de la pédagogie et de la psychologie de la formation. Mais il a découvert aussi qu’il y avait des écarts entre la transmission rapide de l’information par des dispositifs électroniques de haute technologie et la capacité relativement plus lente du cerveau à traiter ladite information, ce qui peut conduire à des dysfonctionnements de la mémoire.

cerveau

Parallèlement à cela une équipe de neuro-scientifiques du MIT a procédé à plusieurs enregistrements du fonctionnement du cerveau alors que l’on demandait aux patients « d’absorber » une quantité croissante d’informations. Ils ont pu observer le fait que lorsque nous pensons accomplir plusieurs tâches en même temps, nous passons en réalité rapidement d’une activité à l’autre.

Beatriz Arantes, chercheuse en psychologie à WorkSpace Futures, explique également que lorsque nous portons notre attention sur quelque chose, celle-ci est gérée par le système limbique de notre cerveau, dont la fonction est de recevoir et d’analyser les informations qui nous sont transmises par nos sens. Le but ultime est de susciter une émotion (e-motion) qui, il n’y a pas si longtemps pouvait conditionner notre survie. Nous avons gardé ce réflexe primaire, que nous parvenons aujourd’hui à contrôler (grâce à notre cortex préfrontal, la partie la plus récente de notre cerveau). Toutefois son activité reste vulnérable à deux obstacles : le sentiment d’insécurité (physique ou psychique) et la fatigue.

 

Deuxième démarche : limiter les sources d’informations.

 

Nous aborderons dans d’autres articles le fonctionnement de la mémoire même s’il est évident que nos capacités de mémoire sont directement mises à l’épreuve face à cette quantité d’informations.

Pour comprendre comment gérer ce trop-plein d’informations, nous devons donc comprendre nos capacités et reconnaître nos limites.

Mais cela ne peut se faire qu’en s’exerçant régulièrement et pendant une longue période de temps.

Le mieux est donc de prévenir le problème en évitant le fonctionnement simultané de nombreuses sources d’informations . Il y a 30 ans la télévision ne diffusait pas 24h/24 et constituait le seul média connecté. Aujourd’hui on peut la trouver dans certains foyers, allumée « en sourdine » pendant toute la journée, cohabitant avec les P.C. de la famille et les smartphones individuels si bien que la coexistence d’une dizaine d’appareils connectés dans une famille pourrait être la norme. Limiter ce fonctionnement simultané est une première piste.

Dans mon livre gratuit « temps zen optimal, 5 règles essentielles pour une gestion zen et productive de votre temps », vous trouverez de nombreux conseils pour vous organiser dans la gestion de vos e-mails, dont on sait qu’il peuvent occuper 1/3 du temps de travail des cadres aujourd’hui. Dans les articles à venir nous mettrons à votre disposition des tutoriels pour deux clients de messagerie, outlook express et thunderbird . En les utilisant vous allez pouvoir, grâce à des filtres, rediriger les messages reçus de vos principaux interlocuteurs et interlocutrices dans des dossiers. Avant d’établir ces dossiers il vous faudra réfléchir au type d’action que vous envisagez en général pour chacun d’eux. Vous n’allez pas réagir de la même façon à un courriel de votre supérieure hiérarchique et à la newsletter d’une agence de voyage qui vous propose ses dernières promotions . Pourtant, sans dossiers les deux mails apparaissent en même temps à l’ouverture de votre boîte aux lettres.

Dans son livre « La Méthode GTD, david Allen » évoque une entreprise ayant décidé d’instaurer un black Friday, un jour de la semaine sans e-mail .Pour les urgences le téléphone était accepté. Une seule exception était possible pour transmettre un document si, pour ce jour bien précis, l’envoi était précédé d’un appel téléphonique.

 

Parvenir à se déconnecter

zen-repos

Aux Etats-Unis, se développent de plus en plus de sites de diète numérique et parallèlement de lieu de vacance sans connexion internet.

Sans choisir de partir sur des destinations dédiées il nous est possible de nous-mêmes décider de ne pas allumer nos supports d’informations si envahissant et en cas d’absence plus longue de pré-enregistrer une réponse standardisée informant la personne qui vous écrit que vous ne prendrez connaissance de son mail qu’au retour de votre absence. Il vous est enfin possible de faire réadresser vos mails à un collègue de travail qui ne traitera ceux-ci qu’en cas d’urgence

Autant de pistes et d’autres à venir pour que nous puissions retourner à une vie plus productive, ou plus sereine.

Et enfin, et pour terminer sur un vrai message d’espoir, gageons que les nouvelles générations, qui, aujourd’hui bénéficient du travail formidable mené dans les écoles en matière d’Education aux Médias et à l’Information sauront mieux que nous faire le tri à l’intérieur de ce remue-méninges informationnel.

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